限られた時間の中で本業にフルコミットするためには、「がむしゃらに頑張る」だけでは限界があります。
私自身、以前はスケジュールを詰め込みすぎて突発業務に対応できず、結果的に残業が増えて体調を崩した経験があります。
しかし、
- 「優先順位付け」
- 「環境整理」
- 「スケジュール管理」
を徹底することで、生産性が大幅に向上しました。
本記事では、私が実際に試して効果のあった「仕事の効率化5選」を紹介します。
目次
タスクの優先順位付け｜午前中に大きい仕事を終わらせる
「人間の集中力は午前中が最も高い」と言われています。そのため、重要度の高いタスクは午前中に集中して取り組むことを徹底しました。
実践例：
- 会議は極力午後に回し、午前は資料作成や企画業務に集中。
- メールやチャットの確認は後回しにして、まずは大事な仕事を終わらせる。
実際のスケジュール例（午前）：
- 8:30〜10:00 企画書作成（頭を使う作業）
- 10:00〜10:15 休憩（リフレッシュ）
- 10:15〜12:00 資料作成（集中作業）
これを習慣化することで、午前中に大きな仕事を片付け、午後は余裕を持って業務を進められるようになりました。
集中力を高める環境づくり｜デスクのノイズを排除
仕事の効率を上げるには、「今やるべき仕事」以外の情報を視界に入れないことが重要です。
実践したこと：
- デスク上の不要なものをすべて片付ける。
- 必要な資料やメモ以外は、机の中にしまう。
- PCのデスクトップを整理し、不要なファイルは削除。
視覚的なノイズを減らすことで、集中力が格段に上がり、仕事のスピードも向上しました。
整理の習慣化｜週1回、不要な紙やデータを処分
業務が忙しくなると、書類やデータがどんどん溜まってしまいます。その結果、必要な情報を探す時間が増え、仕事の効率が落ちることに気付きました。
そこで、週に1時間、不要な紙やデータを整理する時間を確保しました。
1週間に1回やるべきことリスト：
- デスクの上の不要なものを処分。
- PCのデスクトップを整理。
- 1週間分のデータを整理し、不要なものを削除。
これを続けることで、探し物の時間が減り、業務スピードが上がりました。
曜日ごとの行動パターン確立｜業務を色分け
毎日異なる業務をこなしていると、タスクの切り替えコストが大きくなり、集中力が削がれます。そこで、平日の5日間を業務ごとに色分けし、行動パターンを確立しました。
曜日ごとの業務パターン例：
- 月曜：戦略や計画の立案（週の方向性を決める）
- 火曜：資料作成＆細かいタスク処理
- 水曜：打ち合わせ・社内調整（コミュニケーションデー）
- 木曜：集中作業（深い思考が必要な業務）
- 金曜：振り返りと来週の準備
このように業務を整理すると、「今日は何をすべきか」が明確になり、迷いがなくなります。
余白をつくる｜スケジュールは8時間で考えない
以前の私は、スケジュールを細かく詰めすぎた結果、突発的な業務が入るたびに予定が崩れ、残業が増えてしまうことが多くありました。そこで、スケジュールの組み方を変更しました。
実践したこと：
- 1日の予定は7時間分しか入れない（1時間は予備）。
- 突発業務がなければ、余った時間で先の仕事を進める。
- 仕事のキャパを把握し、無理な詰め込みをしない。
失敗談：
以前、スケジュールを分刻みで管理し、「絶対にこの通りにやる！」と決めていました。しかし、突発業務や急な会議が入り、予定がズレるたびに焦り、最終的には残業で埋める…の繰り返しでした。
この経験から、
「最初から余白をつくること」
が重要だと気付きました。結果、突発業務にも対応できるようになり、残業時間が大幅に減りました。
実践して分かったこと
これらの方法を取り入れた結果：
- マルチタスクを避け、ノイズを排除することで生産性が大幅に向上。
- 業務のリズムが確立され、ムダな時間が減った。
一方で、最初はスケジュールを細かく詰めすぎて、結果的に残業が増え、キャパオーバーになり体調を崩したという失敗もありました。
その経験から、
「余白をつくること」「やりすぎないこと」
の重要性に気付き、今では無理なく効率的に働けるようになっています。
まとめ｜まずは1つ試してみよう！
本業にフルコミットしながら効率よく働くためには、「優先順位付け」「環境整理」「スケジュール管理」が鍵になります。
- 午前中に大きい仕事を終わらせる。
- デスクのノイズを排除し、集中力を高める。
- 週1回の整理でムダな時間をなくす。
- 曜日ごとに業務を色分けし、行動のリズムを作る。
- スケジュールに余白をつくり、無理なく働く。
まずは「デスクの整理」から始めてみてください！使うかも…と思っても意外と使わないし、なんとかなるものです！仕事の効率が変わりますよ。
